Latest Releases on RIAT

• Encryption Key Cache: users can now enable a two-hour cache for their encryption key, allowing them to download or decrypt files multiple times within the same session without re-entering their password;
• Display of Both Reintegration Partner and Master Organisation in Case Creation
• Manual Entry for First Counselling Contact in KM2: the date of the first counselling contact between the reintegration partner and returnee in KM2 is no longer pre-filled, allowing reintegration partners to enter the actual session date;
• Case Export Excel - Colour-Coded Headers for Improved Data Visibility: colours have been added to title cells to make it easier to identify information.

Check this document for more detailed information on the latest releases.

Financial Module Activation for PMO

With the activation of the Financial Module under the EURP project in RIAT, new case statuses have been introduced to reflect the financial approval stage of EURP packages.

Specific statuses linked to the financial process flow will now appear in KM2 and KM3, such as “Financial validation request”. In addition, Post-Arrival (PA) packages will undergo financial approval in KM2, while Post-Return (PR) packages will be financially approved in KM3.

Important: PA-only cases will be now closed in KM2, following validation of KM2 by the MS or auto-validation. 

• A new user-friendly landing page will be developed to improve information flow on RIAT, featuring real-time updates, a personalised dashboard, announcements, a calendar, internal messaging, and an integrated helpdesk. An e-translation tool will also be developed to make information available in multiple languages;
• The Data Collection Framework (DCF) will be revised to support more effective case processing, allowing users to capture individual needs and activate project-specific modules;
• A referral process flow is being designed to link basic reintegration assistance with onward services. Referral cases will be created retroactively in RIAT without MS validation, using a referral letter to confirm eligibility;
• A Return Preparation Module will be introduced to record counselling activities prior to the creation of a formal case in KM1.

The RIAT team also presented a new monitoring method, which combines automated and manual checks, to assess data entry quality in RIAT, focusing on the system’s three core objectives: effective processing, counselling quality, and credible data reporting.

Among other proposals, Member States also highlighted needs such as urgent case notifications, user-specific information in the landing page’s dashboard, inbox structuring between KM1 and KM2, and regularly updated information on available referral services in countries of origin. These valuable inputs will be considered in development planning.

Participants had the opportunity to exchange experiences and good practices with the platform, work collaboratively in group sessions, and hear first-hand stories from reintegration partners about their work on the ground and how assistance is delivered. The workshop also offered an outlook on upcoming platform developments and allowed participants to contribute ideas on possible improvements.

The meeting concluded with a set of joint recommendations from return counsellors and reintegration partners. These included the importance of enhancing information sharing (through country leaflets, RP websites and required documents), improving the level of details available in the platform when creating cases (e.g. flight and travel information, vulnerabilities, and budget), and providing counsellors with additional training in social work to better support beneficiaries.

Timeline: September 2025 

Did you miss our previous Info and Updates releases? You can find them on the RIAT webpage at the "News and Monthly Updates" section.

Questions? 

Contact us at helpdesk@riatsupport.eu

Technischen Neuerungen in RIAT

• Encryption Key-Cache: User können nun einen Cache für ihren Encryption Key mit einer Gültigkeitsdauer von zwei Stunden aktivieren. Dadurch ist es möglich, Dateien innerhalb derselben Sitzung mehrmals herunterzuladen oder zu entschlüsseln, ohne das Passwort erneut eingeben zu müssen.
• Anzeige sowohl des Reintegrationspartners als auch der Master-Organisation bei der Fallerstellung
• Manuelle Eingabe des ersten Beratungskontakts in KM2: Das Datum des ersten Beratungskontakts zwischen dem Reintegrationspartner und dem Rückkehrer in KM2 wird nicht mehr vorab ausgefüllt, sodass Reintegrationspartner das tatsächliche Datum des Beratungstreffens eingeben können.
• Fall-Export in Excel: Die Titelzellen in Excel wurden mit Farben versehen, um die Identifizierung von Informationen zu erleichtern.

Weitere Informationen zu den neuesten Versionen finden Sie in diesem Dokument.

Aktivierung des Finanzmoduls für PMO

Mit der Aktivierung des Finanzmoduls im Rahmen des EURP-Projekts in RIAT wurden Kategorien für den Status von Fällen eingeführt. Diese spiegeln die jeweilige finanzielle Genehmigungsphase von EURP-Paketen wieder.

Spezifische Statuskategorien, die mit dem Finanzprozessablauf verbunden sind, werden nun in KM2 und KM3 angezeigt (z. B. „Finanzielle Validierungsanfrage”/ “Financial validation request”). Darüber hinaus werden Post-Arrival-Pakete (PA) in KM2 und Post-Return-Pakete (PR) in KM3 finanziell genehmigt.

Wichtig: Fälle, in denen Rückkehrer nur PA-Unterstützung erhalten werden nun in KM2 geschlossen, nachdem KM2 entweder aktiv durch den MS oder automatisch validiert wurde.

Zusammenfassung der Ergebnisse des RIAT-Entwicklungstreffens (RIAT Development Meeting)

• der RIAT-Datenerfassungsrahmen wird überarbeitet, um eine effektivere Fallbearbeitung zu ermöglichen. Das RIAT-Team arbeitet derzeit daran, die Datenfelder und die Struktur der Dateneingabe zu überarbeiten. Ziel ist es, den Nutzern zu ermöglichen, bessere Informationen zu den individuellen Bedarfen von Rückkehrern zu sammeln und projektspezifische Module mit weiterführenden Informationen zu nutzen.
• Ein Überweisungsverfahren für Rückkehrer wird derzeit entwickelt, um die grundlegende Reintegrationshilfe mit weiterführenden Dienstleistungen zu verknüpfen. Überweisungsfälle werden rückwirkend in RIAT ohne MS-Validierung angelegt. Zur Bestätigung der Berechtigung zur Nutzung weiterer Dienstleistungen werden Rückkehrer ein Überweisungsschreiben erhalten.
• Ein Modul zur Vorbereitung der Rückkehr wird entwickelt, um Beratungsaktivitäten zu dokumentieren, die bereits vor der formellen Erstellung eines RIAT-Falls in KM1 stattfinden.

Das RIAT-Team hat außerdem einen neuen Prüfmechanismus vorgestellt. Dieser kombiniert automatisierte und manuelle Überprüfungen, um die Qualität der Dateneingabe in RIAT zu bewerten und somit zu einer effektiven Fallbearbeitung, zur Sicherstellung der Qualität der Beratungssitzungen und zu einer verbesserten Datenberichterstattung beizutragen.

Während des Entwicklungstreffens haben die Mitgliedstaaten weitere Bedarfe hervorgehoben. Dazu gehören die Meldung dringender Fälle, benutzerspezifische Informationen im Dashboard auf der Startseite, die Strukturierung des Posteingangs zwischen KM1 und KM2 sowie regelmäßig aktualisierte Informationen über verfügbare Überweisungsdienste in den Herkunftsländern. Diese Beiträge werden bei der Entwicklungsplanung berücksichtigt.

Zusammenfassung der Ergebnisse des Feedback- und Innovationsworkshops

Zeitplan: September 2025

Vielen Dank,
Mit freundlichen Grüßen,
Das RIAT-Team

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